tenshokumura

外資系企業では、毎日100通以上のメールが届くらしい、その返信だけで1日が終わりそう？

今回、上記の件を解決しましょう。

外資系企業では膨大な量のメールが飛び交っていると言われている。

実際、朝出社すると既に100件以上のメールが届いている事は珍しくない。

そんな事を聞いたあなたは、メールを処理する時間だけでも相当だろうと思うでしょう。

そんな状況を皆どのように解決しているのでしょう。

1日数百件のメールは当たり前

日本企業では同僚や上司等社内の社員のデスクに行き、打ち合わせをしたり相談したりすることは今も続いている良くある光景であろう。

外資系企業でも同様に同僚や上司等に相談することはあるが、非効率と思われる行為を避けがちなビジネスマンは殆どのコミュニケーションをメールで済ませることが多い。

よって海外本社、海外事業所および日本法人社内からのメールは日本企業とは比較にならない程多い。

当然電話での無駄話も時間節約の為に避けるかもしれない。

というのも日本企業にありがちなノンビリした雰囲気で仕事出来るほど暇ではない。限られた時間を有効に使って皆業務に取り組んでいる。

タイトルが重要、そして自分宛以外のメールに時間を掛けない

朝、会社に出社してPC起動してメールの受信フォルダに新着メールが100件以上あることは日常的なことだ(現在はスマホのメールアプリと同期がとれているので24時間いつでも受信・返信可能)。

この膨大なメールを普通に処理していたら、それだけで膨大な時間を要する。

よって自分宛で無いメールは処理しない。担当外のメール等は他者に転送する。優先度の低いメールは空いた時間に処理する等ルールを定め効率よくメールを処理していく。

その中でメールの本文を見て優先度を判断していない。メールのタイトルと送信者によって優先度を判断することが多い。

敢えて言えば、どうでも良いメールは読まれることも無く削除される。実は外資系企業では普通のことだ。

そう、価値の無い物は用無しだが、メールさえも無用な扱いを受けることがある。

電話せずにメールで

未だにメールを見てその内容に応じて電話をするビジネスマンがいるか不明だが、外資系企業においてメールに関わることで電話するビジネスマンはメール黎明期でさえ無かった。

そのことでメールの受信数が多少増えるが、電話を受ける時間が減るので結果的に効率よくメールの処理が進む。

海外から色んなメールが飛び交う

海外本社の関係者を始め業務に関係する様々な社員等からのメールが飛び交う。

深夜就寝中にスマホで受信したメールの重要度によっては起きて即メールに対してアクションを起こす事は至って普通の出来事だ。

それはお互いどこに居てもメールの送受信が出来るこの現在の環境が作り上げたものだ。

しかし、休暇中はその旨メールシステムにて相手に分かる様になっているが、日本法人社員だけは何故か密かにメールを休暇中でも確認している。

まとめ

現在、スマホ等使えば24時間いつでもメールの送受信できるが、メールに振り回されない為に(大変緊急度が高いメールは除く)朝出社時には自分で決めた時間内(30分から1時間)に優先度の高い順にメールを処理していく。

また日中メールが来るたびに対応していたら、業務の処理が進まないので緊急度が無いメールタイトルに対しては即対応せず、自身の業務処理を優先させる。

そして午後の決まった時間にまとめてメールを処理する。

このように常時メールに振り回されるのではなく、メリハリをつけてメール処理をする。